Как правильно нумеровать нотариальные документы

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики. В соответствии со ст. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа г.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронные документы, заверенные нотариусом

Содержание:

• An error occurred.
• Об утверждении Правил нотариального делопроизводства (с изменениями на 30 сентября 2020 года)

An error occurred.

В соответствии с законодательством о нотариате все нотариальные действия, совершаемые государственными нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий.

В зависимости от количества сотрудников нотариальной конторы и объема работы с разрешения министерства союзной республики не имеющей областного деления , автономной республики, отдела юстиции исполнительного комитета соответствующего Совета народных депутатов в нотариальных конторах могут вестись несколько реестров.

В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера в реестре и на документах обозначаются таким образом: N , N , N и т. Номер индекса в каждом реестре сохраняется без изменений в течение года.

Если реестры введены специально для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия: например N 1К, N 2К, N 3И, N 4Н, что означает: первый и второй реестры - для записи засвидетельствованных копий документов, третий - для записи совершенных исполнительных надписей, четвертый - для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.

Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: N 1К-1, N 1К-2 и т. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции союзной республики не имеющей областного деления , автономной республики, отдела юстиции исполнительного комитета соответствующего Совета народных депутатов, уполномоченного на это министром юстиции союзной, автономной республик, начальником отдела юстиции.

Подпись работника скрепляется печатью соответствующего органа юстиции. Запись нотариального действия в реестре производится государственным нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны государственным нотариусом.

Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью государственного нотариуса. В графе 1 формы 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых государственным нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.

Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном государственной нотариальной конторой. В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, наименование юридических лиц, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности , в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.

Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства.

В случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа оставляетея в делах нотариальной конторы договор, завещание, свидетельство и др. В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, и год рождения в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий. В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи.

Например: "Коп. Ивановой Софьи Павловны Советским загсом г. Москвы", или "2 коп. Сидориной Нины Дмитриевны, выд. МВТУ Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров.

Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается. При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки.

Например, "Договор купли-продажи дома", "Завещание", так как подробное содержание сделки изложено в экземпляре сделки, оставляемом в делах нотариальной конторы. Таким же сокращенным порядком записываются и выданные свидетельства о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и др.

В случае выдачи одновременно нескольких исполнительных надписей по документам единообразной формы в графе 5 указывается лишь общее количество выданных исполнительных надписей со ссылкой на оставляемый в нотариальной конторе список должников, для взыскания задолженности с которых совершены исполнительные надписи.

В графе 6 сумма взысканной госпошлины указывается раздельно: за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов. Если пошлина взимается марками при сумме ее до 10 руб.

Наклеенные марки госпошлины погашаются подписью должностного лица, принимающего или выдающего документ либо наложением штемпеля или печати государственной нотариальной конторы , с указанием даты погашения.

При этом подпись должностного лица должна проходить по тексту марки на свободное поле бумаги. При взыскании госпошлины свыше 10 руб. Если государственная пошлина довзыскивается или излишне взысканная пошлина возвращается, то в этой графе делается соответствующая отметка.

При изготовлении копий документов, оставляемых в делах государственной нотариальной конторы взамен подлинных например, при оформлении наследства , когда работа выполнена не в момент совершения нотариальных действий, эта работа записывается в реестре для регистрации нотариальных действий с указанием взысканной за нее госпошлины и наклейкой пошлинных марок в графу 6 реестра. Запись в реестр указанной выше работы должна производиться под одним номером, независимо от количества изготовленных документов.

Когда эта техническая работа выполняется одновременно с нотариальным действием, то запись ее производится под одним с нотариальным действием номером. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины, то в графе 6 указывается: "От уплаты госпошлины освобожден на основании указывается основание освобождения от уплаты госпошлины".

В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе N 7 реестра, что документ получен ими бесплатно. В случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре об этом составляется акт за подписью старшего государственного нотариуса государственного нотариуса и приобщается к данному реестру. При подготовке статистического отчета по форме 5 должны быть учтены расхождения в нумерации. При заполнении граф реестра по форме N 2 следует руководствоваться указаниями по заполнению соответственно графы 1 6 реестра для регистрации нотариальных действий по форме N 1.

Если запрещение отчуждения налагается в связи с удостоверением договора о залоге, в графе 2 пишется: "Договор о залоге". Свидетельства подготавливаются государственным нотариусом на чистых листах бумаги на типографских бланках. Содержание свидетельств излагается в соответствии с формами, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря года и дополнениями от 4 мая года. В свидетельстве о праве на наследство формы N в обязательном порядке указываются состав наследственного имущества, его оценка, а в необходимых случаях и место его нахождения.

При наличии в составе наследства денежного вклада сумма вклада указывается в свидетельстве только по желанию наследников. Вместо перечисления вещей, в отношении которых приняты меры к охране наследственного имущества, в тексте свидетельства может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы.

Однако если в состав этого наследственного имущества входит также жилой дом, автомобиль, денежный вклад, паенакопления, во всех случаях в тексте свидетельства о праве на наследство это имущество специально указывается отдельным пунктом. В тех случаях, когда свидетельство о праве на наследство по завещанию выдается нескольким наследникам на конкретное имущество, то указывается имущество, завещанное каждому из наследников, и его оценка.

Если в состав наследственного имущества входит жилой дом, в тексте свидетельства необходимо указать его размер полезную и жилую площадь , хозяйственные и бытовые строения и сооружения, оценку, место нахождения дома адрес и на основании какого правоустанавливающего документа он принадлежит наследодателю, а также данные справки бюро технической инвентаризации.

В свидетельстве также указывается, что оно подлежит регистрации в бюро технической инвентаризации по месту нахождения жилого дома. Если в число наследников включаются несовершеннолетние наследники, то указывается дата и год их рождения.

Содержание свидетельств формы N может изменяться в зависимости от обстоятельств того или иного нотариального дела. Например, изложение содержания свидетельства по форме N 3: " Москва, Домодедовская ул. Москвы по счету N с причитающимися процентами. Изложение содержания свидетельства по форме N 5: 1 " Москва, Ленинский пр-кт, д. Наследственное имущество, на которое выдано настоящее свидетельство, состоит из ценностей, находящихся в Ленинградском отделении Московского городского ломбарда по залоговому билету N по оценке рублей две тысячи рублей ".

Москва, ул. Кирова, д. Наследственное имущество, на которое выдано настоящее свидетельство, состоит из автомашины марки Волга ГАЗ выпуска года по оценке пять тысяч рублей, двигатель N , шасси , кузов , госномерной знак МКН , принадлежащий наследодателю по техническому паспорту ТП-N , выданному ГАИ Киевского р-на г.

Москвы Наследственное имущество, на которое выдано настоящее свидетельство, состоит из страховой суммы пятьсот рублей, согласно справке инспекции Госстраха Ленинского района г. Москвы от 12 августа года". Изложение содержания свидетельства по форме N 6: " Мархлевского, д. Наследственное имущество, на которое выдано настоящее свидетельство, состоит, согласно справке КВП от Москвы в сумме рублей, принадлежащего гр. Золотовой Зое Николаевне, умершей 5 января года, наследником которой был сын, Золотов Николай Петрович, принявший наследство, но не оформивший своих наследственных прав".

Изложение содержания свидетельства по форме N 7: 1 " Комарова, д. Наследственное имущество, на которое в указанной доле выдано настоящее свидетельство, состоит из двухсот долларов США, что по состоянию на указывается день подачи заявления составляет сто девяносто рублей.

На одну третью долю вышеуказанного наследственного имущества будет выдано свидетельство о праве на наследство другому наследнику". Беляева, д. Москвы по счету N с причитающимися процентами". Изложение содержания свидетельства по форме N Петровка, д. Наследственное имущество, на которое выдано настоящее свидетельство, состоит из автомашины марки Волга ГАЗ выпуска г. Москва, Люблинская ул. Москве, Люблинская ул. Москвы от Жилой дом состоит из бревенчатого строения полезной площадью 50 пятьдесят кв.

Если на имущество наследодателя выдаются свидетельства о праве на наследство и о праве собственности пережившему супругу, то в свидетельстве о праве на наследство перед подписью нотариуса указывается доля имущества, на которое выдано свидетельство о праве собственности, а в свидетельстве о праве собственности - доля имущества, на которое выдано свидетельство о праве на наследство см. Если гражданин, которому выдается свидетельство, от уплаты государственной пошлины освобожден, то вместо слов: "Взыскано государственной пошлины" указывается: "От уплаты государственной пошлины освобожден на основании указывается основание освобождения от уплаты госпошлины ".

Если свидетельство выдается одному из супругов форма N 12 , то вместо слов: "право собственности принадлежит Во втором абзаце слова: "каждого из них" опускаются, а вместо слов: "в указанных долях" пишется: "в указанной доле". Если свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в живых формы N совершается вне помещения нотариальной конторы, то вместо слов: "Гр. Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, то указывается его название и адрес.

Если несовершеннолетний явился в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов "отцом матерью " указывается: "опекуном попечителем ". После слов "личность граждан, упомянутых в свидетельстве, установлена" указывается: "факт назначения гр. По этой же форме выдается свидетельство для действия за границей. При этом в тексте свидетельства фамилия, имя и отчество государственного нотариуса, удостоверившего факт нахождения гражданина в живых, указываются полностью.

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства (с изменениями на 30 сентября 2020 года)

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Главная Документы II. Оформление реестров регистрации нотариальных действий Документ утратил силу или отменен. Оформление реестров регистрации нотариальных действий. Записи в реестре регистрации нотариальных действий форма N 1.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики. В соответствии со ст. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны.

Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа г.

Вместе с тем единый порядок ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны собственные инструкции положения, правила и т.

В целях единства практики ведения делопроизводства всеми нотариусами и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией и приложением N 1 к ней, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства. При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля г. Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной области и автономных округов.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству :. Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа юстиции для государственных нотариальных контор либо нотариальной палаты для нотариусов, занимающихся частной практикой.

При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных действий а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря г.

В документах организационно-распорядительного характера следует указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес как правило, воспроизводится в бланке документа , наименование вида документа и его заголовок.

При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 х мм независимо от его назначения. Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью или тремя парами арабских цифр.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии председатель комиссии, члены комиссии. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

Регистрации подлежат все документы в том числе заявления , требующие исполнения нотариальной конторой. Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны. При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп приложение 1, форма N 5.

Проставление даты поступления документа не является его регистрацией. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции приложение 1, форма N 1. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела наряда , в которое документ будет формироваться подшиваться.

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело наряд , предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции приложение 1, форма N 2. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела наряда , в котором будет храниться копия исходящего документа.

Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге приложение 1, форма N 3.

Номенклатура дел нарядов составляется на основе примерной номенклатуры приложение 1, форма N 6. В номенклатуру должны быть включены все дела наряды , которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура утверждается нотариусом. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел нарядов , они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел нарядов. Этот экземпляр номенклатуры дел нарядов является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел нарядов , затем регистрируется в Книге учета наследственных дел приложение 1, форма N 7 , и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела наряды следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела наряда документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства управления юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов [].

Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве.

Нотариальные документы — свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах при необходимости дела переформировываются , производится оформление дел нарядов , дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются.

Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. Обложки дел нарядов оформляются согласно приложению 1 форма N 8. Заголовок на обложку дела наряда переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел нарядов с включением необходимых сведений об их составе и содержании приложение 1, форма N 9, Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января г. В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу.

О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой. Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах. Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств утверждены Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля г.

При заполнении реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на документах в настоящее время возможно придерживаться основных положений, содержащихся в инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября г.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий приложение к вышеназванному Приказу Министерства юстиции РФ, форма N 1. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Подпись работника скрепляется печатью соответствующего органа. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса. В графе 1 формы N 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.

Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом.

В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности , в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков. Если нотариальное действие совершается для юридического лица, в данной графе следует указывать полное наименование юридического лица, документы, подтверждающие его правоспособность, и сведения о представителе.

Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства.

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации Российская газета, , N ; Собрание законодательства Российской Федерации, , N 3, ст.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики. Оформление всех видов документов документирование в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях.

Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющегося нотариусом.

При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 Правил. Работникам нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил. В процессе совершения нотариального действия или отказа в его совершении нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:.

Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на вводную преамбулу и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов приложение N 1. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется соответствующими законодательными актами Российской Федерации. Документы нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы , оформляются как письма с использованием личного бланка нотариуса в соответствии с разделом V Правил.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса. При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:.

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:. При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:. При адресовании письма физическому лицу указываются его инициалы, фамилия, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта город, поселок и т.

Садовая, д. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например: 07 июля г. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:.

При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса должность нотариуса не указывается. При оформлении реквизита "подпись" на личном бланке нотариуса лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, обязательно указание в реквизите "подпись" его статуса, инициалов и фамилии, например:. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:. Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:.

Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору входящие , проходят следующую обработку. Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности.

Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу об этом составляется акт приложение N 2 , один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов нарушение сроков отправки и получения , адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданы нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства; нотариусу переданы документы для совершения протеста векселя и т. Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку.

При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, заявителю по его просьбе также может быть выдана расписка приложение N 3 , подтверждающая получение нотариусом копий документов.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.

Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции приложение N 4 в день их поступления. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента поступления для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.

Ответ по существу дается автору обращения не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии и почтовом адресе заявителя. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.

Если нотариусу, получившему документ, не известно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности. О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

Поступившее обращение документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю. Обращение документ , копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения документа , которую подписывает нотариус.

Документы, исходящие от нотариуса кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т. На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации. Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку приложение N 6.

Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса. Исходящие документы отправляются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря г. N "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" Собрание законодательства Российской Федерации, , N 30, ст.

N "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" Собрание законодательства Российской Федерации, , N 2, ст.

Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря г. N ст не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля г. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от. N ст не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля г.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса или наименования государственной нотариальной конторы, указанных на печати, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган по акту, составленному в двух экземплярах приложение N 7.

Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается начальником территориального органа. Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в дело территориального органа. При оформлении документов документировании нотариусом и лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться различные бланки, в том числе личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 x мм и имеют следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы. В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов. Формы бланков, предназначенных для совершения нотариальных действий, а также порядок их изготовления, учета и использования разрабатываются и утверждаются Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а не использованные нотариусом государственной нотариальной конторы - в территориальный орган по акту, составленному в двух экземплярах приложение N 8.

Бланки в акте нумеруются по порядку. При внесении в акт однотипных бланков указываются их наименование и общее количество передаваемых экземпляров. При передаче пронумерованных бланков в акте указываются их номера. Первый экземпляр акта передается нотариусу, второй экземпляр остается в органе, принявшем бланки. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета.

Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства утв. N Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9 , 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики. Оформление всех видов документов документирование в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации далее - нотариальные палаты в порядке, установленном главой XIII Правил.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую преамбулу и распорядительную части.

Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы , оформляются в соответствии с настоящей главой.

Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:.

Реквизиты, указанные в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности. Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов бланка. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю заместителю руководителя организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя заместителя руководителя , включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица. При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта город, поселок и другое ; название района; название республики, края, области, автономного округа области ; название страны для международных почтовых отправлений ; почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: " по списку ". В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список лист, указатель рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ "нотариус", "временно исполняющий ая обязанности нотариуса" , личная подпись и ее расшифровка, например:. Нотариус личная подпись И.

Фамилия Временно исполняющий обязанности нотариуса личная подпись И. Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО". Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:.

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются.

В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов нарушение сроков отправки и получения , адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме. Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя , заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом далее - расписка , заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и или специальному учету. Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю.

Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа. Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти , а также образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящейся в открытом доступе, в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.

На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения. В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т. Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности. О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением. Поступившее обращение документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение документ , экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения документа , не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса. Пункт Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме - по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме.

Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело. Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме.

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте.

Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания. При отправлении передаче документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

Правила дополнены главой IV. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от III , ст. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства. В соответствии со статьями 9 , 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля года N Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, , N 10, ст. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства. Признать утратившими силу: приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября года N "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" зарегистрирован Минюстом России

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно прошить и опечатать документ

.

.

.

.

.

.

.

.