Правила документооборота где ставится входящий номер на письме

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление делового письма

Содержание:

• Как ставить входящий номер на документы
• Образец надписи входящего номера на письме
• Регистрация входящих документов
• Как правильно зарегистрировать входящий документ?
• Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией
• Работа с входящими документами
• Как в организации регистрируются входящие документы?
• Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Как ставить входящий номер на документы

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются за исключением конвертов с пометкой "Лично" и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается например, если на нем есть пометка "Лично" , отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер?

В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год".

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Приведем примерную форму такого журнала. Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Что регистрируем? На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: - наименование организации; - очередной порядковый номер; - дату поступления.

N 26 от 13 марта г. Вх Москва Предложение по аренде складских помещений Подготовить проект договора О. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: - подписания для документов, не подлежащих утверждению ; - утверждения для документов, подлежащих утверждению ; - заседания или принятия решения для протоколов ; - события для актов.

Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Комиссарова Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e.

Популярное сегодня. Новые темы форума. Мигранты, получившие гражданство Подарки на Новый год Оформление трудового договора с иностранной компанией Где можно бесплатно опубликовать вакансии поиск вахтового персонала?

Образец надписи входящего номера на письме

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6.

Регистрация входящих документов осуществляется в соответствии с принятым в организации локальным нормативным актом по делопроизводству. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. При этом регистрационно-учетная форма — это документ карточка, журнал , в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля пп. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Регистрация входящих документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России.

Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении приносят почтальоны и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут. И либо перепоручают это другому сотруднику например, нанимают курьера на полставки , либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время — на следующий рабочий день.

Нередко почта ошибается — по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями.

Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов — более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений. Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату. Проверка количества поступившего в отправлении приложений.

Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, — нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги.

Москва, Маяковский тупик, д. Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации. Если локальным актом организации например, Инструкцией по делопроизводству предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте. Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу , сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе конверте, если вложения не было вовсе о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы. Конечно, это потребует дополнительных затрат организации. Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации например, Инструкцией по делопроизводству , при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде.

Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо 1.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила. В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

Например — от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу. Среди таких документов оказываются:. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации газеты, журналы, рекламные брошюры. Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству. Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

В регистрационном штампе указывается:. Пример размещения и указания штампа в структуре документа:. Независимо от избранного в организации вида способа регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку — секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству.

Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно. Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:.

Однако к этому перечню могут быть добавлены и иные графы — по усмотрению конкретной организации. Соответственно, журнал приобретет более полную форму. Бумажная форма регистрации входящей корреспонденции, конечно, имеет и плюсы, и минусы.

Таким образом, бумажный способ ведения журнала входящей корреспонденции — привычный для всех классический и надёжный способ, не вызывающий неприятия, с низким риском скрытой подделки данных журнала, с низким риском незаметной замены нужных сведений. Этот способ применяется реже. В программе Excel или Word менее удобно создается Журнал регистрации с количеством граф, принятом в организации.

В принципе, журнал выглядит так же, как и его бумажный аналог. Только ведется он исключительно в электронном виде, не распечатывается. Может быть заведен как на один год, так и на несколько. У электронного аналога бумажного способа регистрации есть также плюсы и минусы:. Таким образом, электронный журнал регистрации удобен в использовании, сравнительно надежен особенно если настроены функции автоматического копирования и сохранения версий файла , но при отсутствии системы защиты не защищен от несанкционированных подделок, изменений информации.

ВАЖНО: каждая организация вправе самостоятельно принять решение вести журнал регистрации в той или иной форме Количество граф в журнале также определяется организацией индивидуально в зависимости от специфики ее деятельности, объема документооборота и прочих параметров. Но не отметить его существование нельзя. Такой способ рассчитан на очень большой поток корреспонденции. Суть его состоит в том, что регистрация производится на карточках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо в виде унифицированного документа.

На каждую единицу входящей корреспонденции заполняется одна карточка. Удобно, если регистрацией занимается целый отдел ДОЛ. Однако следует отметить, что способ в России практически не используется. Даже в судах, где объем поступающей корреспонденции очень большой, карточный способ регистрации не применяется. Если в организации еще не утверждена номенклатура дел, то номер регистрации входящей корреспонденции будет предельно прост: 1, 2, 3 и т.

Если же номенклатура дел в организации имеется, то номер будет формироваться в соответствии с ней. Регистрационный номер входящего документа состоит из:. ВАЖНО: порядок формирования регистрационного номера входящего документа в каждой конкретной организации может быть разным.

Единых рекомендаций по формированию регистрационных номеров нет. Даже если номер будет состоять всего лишь из порядкового номера например, , , и т. После регистрации копия входящего документа сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело. Следует отметить, что этот порядок с целью экономии бумаги принят далеко не во всех организациях, особенно небольших. После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Порядок и разделение документов на передаваемые на резолюцию руководителю или вручаемые непосредственно адресату-работнику устанавливается в локальном акте организации.

Общего для всех порядка нет за исключением ведомств, порядок для которых регулируется на ведомственном уровне. По результатам рассмотрения документов руководителем выносится резолюция проставляется на самом документе , определяющая исполнителя и порядок действий для исполнения документов.

В резолюции указываются:. Документ передается исполнителю. Постановлением Правительства РФ от Работа с входящими документами Автор: Пластинина Н. Пластинина Н. Получение документов Первичная обработка сортировка документов Регистрация документов Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией.

Варианты поступления входящих документов различны: — почтой, — курьерской службой, — по электронной почте, — через сайт компании, форму обратной связи, — факсимильным сообщением, — в виде телефонограммы, — лично автором входящего документа. Этап 1: получение корреспонденции. Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру: 2. Проверка правильности указания адресата. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь А.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов.

Пункт 3. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. Прохождение в т. Дата поступления. Наименование корреспондента.

Индекс и дата документа. Краткое содержание. Счет и акты за сентябрь. Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов. Ставить отметку штамп о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.

Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку. Своевременность регистрации. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо? Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы? Данный учет достигается разными способами: передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа; структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов; учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Скачать бесплатно демо-номер журнала. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами например, ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации , иными нормативными документами Росархива например, Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ , М.

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию входящие документы , проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Важно Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого исходящего документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел включающего в себя код структурного подразделения и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

N 26 от 13 марта г. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Журнал регистрации исходящих документов Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно. Внимание В графе 6 проставляется количество экземпляров.

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. Организационно-распорядительная документация. Гавлин, А. Красавин, Л. Кузнецов и др. Ларин, А. Отметка о поступлении документа в организацию реквизит 29 содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости — часы и минуты.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Приведем примерную форму такого журнала. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

При большем числе адресатов составляют список рассылки письма. Совет 1: Как оформлять исходящую документацию Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, так как. Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов.

Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.

Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Примерный перечень такой:. Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству по идее такого быть не должно , тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации — журналы регистрации документов по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт , регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота СЭД.

У меня это работает. Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение — остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату. Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:.

При доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;. При доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр.

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр. Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении но не у исполнителей! В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем — отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами например, ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации , иными нормативными документами Росархива например, Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ , М. В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию входящие документы , проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Работа с входящими документами

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Скажите, кто уполномочен в УК принять и расписаться в заявлении от жильца на проведение санитарных работ? Ещё вопрос: на моей копии заявления должна быть только подпись или еще и печать УК? Как будет верно, ходатайство или справка формата А 4 относится в гос. Правильно ли будет просто прийти с одним оригиналом регистрируют ставят штамп входящий номер и после этого делают копию чтобы отдать на руки? Или же надо сразу вместе с оригиналом взять с собой и копию и уже ставят штампы и в оригинал и копию и тот же входящий номер ну или расписываются?

Как в организации регистрируются входящие документы?

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

.

.

.