Правила оформления документов

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Приказом Росстандарта от

Содержание:

• Требования к оформлению документов по делопроизводству
• Как изменится оформление документов по новому ГОСТ
• Общие правила составления и оформления документов
• Правила оформления документов в делопроизводстве
• Новый гост для оформления документов
• Основы делопроизводства
• Общие нормы и правила оформления документов

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В статье расскажем о правилах составления и оформления документов. Поделимся образцами важных бумаг.

Дадим перечень основных реквизитов, которые придадут документах юридическую силу. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания.

Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию. На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации :. Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Стандарт определяет: состав реквизитов, требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов.

Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:. Узнать 7 опасных ошибок, которые лишают документ юридической силы. К входящим относятся документы, которые поступают в компанию из других предприятий по разным каналам связи.

Они требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции.

Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ нужно зарегистрировать один раз — непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании , проставляет на нем отметку о поступлении.

В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер. Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы.

Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность. Многие компании вводят журналы учета входящих документов.

В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание. Входящую корреспонденцию с резолюцией уполномоченного лица передают исполнителю, а затем направляют в архив организации.

Скачать журнал. К исходящим относят документы , созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, которые облегчают ее учет.

В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения. Скачать 5 схем-маршрутов документов в журнале. Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении, индекс по номенклатуре дел и типовой код. Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации.

Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Скачать образец журнала. Оформление официальных документов — важная составляющая делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов.

Состав реквизитов, используемых при оформлении официальных документов, следующий. Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов. Товарный знак знак обслуживания регистрируют в установленном законом порядке.

Во втором случае допускается захватывать часть левого поля. Укажите официальное наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа. В бланках писем и бланках конкретных видов документов подразделений под наименованием организации.

Скачать таблицу со всеми реквизитами. Правила оформления документов регламентируют действующие нормы законодательства. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства.

Правила оформления и составления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Карта Летуаль на 2 руб.

Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Оформление документов. Общие правила составления и оформления документов.

Темы: Документооборот Документационное обеспечение Документы делопроизводства Оформление документов. Обязательные реквизиты документов Возьмите на заметку. Образец журнала учета входящей корреспонденции Скачайте образец.

Журнал учета исходящей корреспонденции Используйте в работе. Приказ об утверждении документа и дополнительных связанных с этим действиях Скачайте образец.

Пример грамотного оформления приказа Используйте как образец. В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов 06 — Наименование структурного подразделения — автора документа Укажите официальное наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа В бланках писем и бланках конкретных видов документов подразделений под наименованием организации Итог Правила оформления документов регламентируют действующие нормы законодательства.

Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел.

Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер. Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Организационно-распорядительная документация. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Приказом Росстандарта от Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Общие правила составления и оформления документов

Организационно-распорядительная документация. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Приказом Росстандарта от Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. На практике он означает, что: организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:. Основными положениями этого раздела являются следующие:. Но скрупулезное прочтение п. То есть там нет требования задействовать их одновременно. Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:. Пример В заголовочной части утвержденного документа гриф утверждения и отметка о приложении сливаются воедино. Бланк письма организации на русском и татарском языке — государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Обратите внимание на второй абзац п. Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:. А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью! Отличная статья. Открыла для себя много нового, хотя уже неоднократно этот ГОСТ читала.

Для гос органов интересует. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности. По данному вопросу подготовлен ответ. Подробнее см. По всему тексту и в приведенном образце полностью оформленного документа величина абзацного отступа не соответствует ГОСТ 1,25 см.

На сайт примеры документов переносятся из печатного журнала, мы стараемся дать максимум информации, поэтому пространство при верстке экономится: - обрезаются пустые поля у примеров документов, вместе с ними сокращаются и абзацные отступы масштаб документа не В точном соответствии соблюдаются: - правила оформления реквизитов; - юридическая сторона предлагаемых формулировок.

Расскажем о документах, которыми оформляется командировка. Дадим алгоритм ее оформления, продления, отмены, а также поясним, как составляется отчетность по ее итогам. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т.

Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без.

При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления. Одно из направлений социальной политики нашего государства — разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми.

Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников.

Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш.

Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие.

Навигатор тем:. Кадровое делопроизводство. Электронный кадровый документооборот. Удаленная работа. Работники и коронавирус. Электронные трудовые книжки. Навигатор тем: Кадровое делопроизводство. Главная Кадровая служба Делопроизводство в кадровой службе.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ. Янковая Валентина. Область применения; 2. Нормативные ссылки; 3. Реквизиты документа; 5. Оформление реквизитов документов; 6. Управление документами. Пример 1. Бланк письма коммерческой организации. ГОСТ 6. Пример 2. Гриф ограничения доступа. Статья 8 Закона Российской Федерации от Статья 6 Федерального закона от Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

Пример 3. Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу. Пример 4. Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу. Пример 5. Адресуем господину. Пример 6. Адресуем госпоже. Пример 7. Пример 8. Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа! Сараева Наталия, эксперт журнала. Пример 9. Электронный носитель в отметке о приложении.

Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта. Оформление отметки об исполнителе с добавлением новых атрибутов. Отметка о заверении копии. Бланк письма на русском и английском языках. Развернуть сноски. Статья Вернуться назад Постановление Правительства РФ от Вернуться назад Распоряжение Правительства РФ от Вернуться назад Принцип добровольности применения стандартов был определен Федеральным законом от Вернуться назад Это предусмотрено ст.

Вернуться назад. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда: его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде; все публикации на сайте этого направления начиная с г.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации? Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле — расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами. Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.

Как оформить реквизиты документов? Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов. Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов. Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

ГОСТ Р 7. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ. Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:. На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением. На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.

На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы.

Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых. В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов.

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

И я того же мнения. Но суд посчитал иначе, говорит: ты же подписал, значит тут наши полномочия всё У вас внутреннее совместительство? Вам нужно принять сотрудника на это совместительство.

Делаете также, Данную информацию подтвердить не можем. Например, средняя зарплата за год была меньше, а за год больше Главная Ведение бизнеса Требования к оформлению документов по делопроизводству. Содержание страницы. Теги по теме. Отменить ответ.

Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. Ведение бизнеса. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса.

Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь. На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки!

Сообщить об ошибке.

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:. Перейти к основному содержанию. Боковая панель. Вы используете гостевой доступ Вход. Тема 1. Тема 2. Тема 3. Тема 4. Тема 5. Тема 6. Тема 7. Тема 8. В начало. Печатать книгу. Печатать эту главу. Наиболее употребительными из них являются: По характеру информационных связей предприятия: внешние — нормативные документы вышестоящих органов налоговой службы, органов соцзащиты , а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций; внутренние — документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

По назначению в процессе управления: организационные — устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников; распорядительные — приказы, распоряжения и решения по основной деятельности.

К ним относятся приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. По направленности документопотока: входящие — поступившие от других организаций; исходящие — документы, которые отправляются другим организациям; внутренние — имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач. По содержанию: первичные — документы, в которых зафиксированы исходные данные; сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

По типу носителя: бумажные; электронные — документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе. Обосновать законодательными актами Российской Федерации. Перейти на Определить ошибки, составить распоряжение. Составление номенклатуры дел Составить номенклатуру дел организации.

Новый гост для оформления документов

Главная Документы 3 Общие требования к созданию документов. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:. Перейти к основному содержанию. Боковая панель. Вы используете гостевой доступ Вход.

Основы делопроизводства

.

.

Общие нормы и правила оформления документов

.

.

.

.

.