Совещания не связаные с производственной деятельностью

Эффективность совещания в значительной мере зависит от того, насколько строго выдерживается его формат. Под "форматом" совещания следует понимать не только состав участников, но и характер и последовательность их действий по принятию необходимого управленческого решения. А действия эти во всех типах совещаний будут разными, поскольку определяются различными целями. Смешивание форматов совещательных мероприятий — одна из самых распространенных ошибок управленцев. Самый яркий пример такой ошибки — допущение дискуссий на совещаниях оперативного или инструктивного характера.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секреты эффективного совещания

Содержание:

• Совещания xxi века
• Особенности различных типов совещаний
• Деловые совещания
• 21.6. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СОВЕЩАНИЯ
• Совещания не связаные с производственной деятельностью
• Организация проведения деловых совещаний
• Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Совещания xxi века

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи. Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов.

Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве. Главная цель проведения любого вида собраний и совещаний — выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов.

А также во время коллективного сбора персонал имеет возможность поделиться с вышестоящими руководителями мнениями, идеями или внести предложение по наилучшему решению проблем.

Любой вид служебных совещаний позволяет увидеть комплексную картину происходящей в организации ситуации, определить ее слабые и сильные стороны. Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая адаптация новых сотрудников компании или предприятия. Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться.

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц. Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания — планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация. Любой вид совещания, независимо от его формата, требует тщательной подготовки к нему, так как от этого момента зависит его эффективность. Изначально необходимо определить следующие моменты:. На сегодняшний день большинство совещаний проводится весьма посредственным образом, из-за чего теряется их смысл, а поставленные задачи могут выполняться некачественно.

Поэтому крайне важно продумывать весь ход таких деловых встреч и выстраивать рабочее обсуждение таким образом, чтобы оно не просто отнимало время, а имело обратную реакцию со стороны коллектива. Следует отметить, что большие фирмы и организации, стремящиеся завоевать определенную долю рынка и развить свою компанию с целью получения большой прибыли делают большую ставку на обсуждение важных вопросов именно посредством совещаний. Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:.

Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять. Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики.

Важно помнить, что данный документ необходимо направить ответственным за подготовку информации и тем, кто будет присутствовать для того, чтобы все участники смогли подготовить отчеты, предложения и дополнительные вопросы. В случае необходимости повестка дня может корректироваться.

На первый план совещания следует выносить главные и стратегические вопросы. Докладчиками таких вопросов обязательно должны вялятся лица руководители подразделений, участков, цехов , несущие персональную ответственность за выполнение каких-либо стратегических мероприятий компании. Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа — это подготовка к нему и само его проведение. Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня.

Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов. Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап — принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного голосования. Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи.

Данный план может включать следующие аспекты:. Большая часть видов совещаний нуждается в фиксации их на бумажном носителе документе , который именуют протоколом.

Ведение такого рода документации позволяет узаконить принятые решения. А также благодаря протоколу можно всегда отследить ход выполнения мероприятий, а в случае невыполнения поставленных задач определить, кто несет за это ответственность.

Прокол, как правило, ведет секретарь того руководителя, который является председателем совещания. Однако часто такая функция может быть исполнена и другими работниками. Перед началом проведения деловых совещаний секретарь должен быть ознакомлен со списком приглашенных и перечнем обсуждаемых вопросов.

Однако стоит отметить, что если совещание проводится на регулярной основе, то именно это должностное лицо собирает всю документацию списки, планы, повестку дня и т. Поначалу и при необходимости секретарь может попросить явившихся лиц заполнить регистрационный лист, где будут указаны Ф. Это понадобится при составлении протокола. Далее секретарь оглашает повестку дня, что обозначает начало совещания.

Далее, когда присутствующие начинают обсуждение вопросов, секретарь фиксирует ход проведения данного мероприятия. По окончании совещания данное должностное лицо подготавливает готовую версию протокола, после чего подписывает его у председателя и направляет все причастным лицам. Секретарю крайне важно при составлении, уделить должное внимание внешнему виду протоколу совещания. Он обязательно должен включать в себя шапку, место проведения, список присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Из вышеизложенной информации становится понятно, что проведение совещаний на предприятиях имеет крайне большое значение. Уже 25 лет Охлобыстин и его жена следуют одному закону. Поэтому они счастливы. Внутренний туризм в следующем году заработает вдвое больше, чем в м. Продолжению "Секса в большом городе" быть, но без одной главной героини.

Девушка рассказала, где пофотографироваться в Южной Корее, чтобы все завидовали. Уровень счастья, который испытываем, может определяться наследственными генами. Делюсь рецептом торта "Дракон": разрезаю коржи, мажу кремом - и силуэт уже готов. Картофельный рулет с фаршем и овощами: блюдо, способное украсить праздник.

Сын не хотел спать в своей кровати, тогда мама оформила детскую в стиле сафари. Торт "Дюймовочка": рецепт вкусного и красивого десерта. Бисквитный пирог "Гавана" с ананасами и кокосом удивит и видом, и вкусом: рецепт. Когда тревожусь о будущем, говорю молитву Божьей матери, и беды обходят стороной.

Паста с тунцом: как приготовить аппетитный соус всего за 2 минуты. Очки авиатора, серебряные волосы, фразы: Джим Керри не будет играть Байдена. Мама, дети которой не любят прогулки, нашла выход из ситуации. Малыши довольны. Главная Бизнес Переговоры. Цели деловых совещаний Главная цель проведения любого вида собраний и совещаний — выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов.

Настасья Крахина 18 апреля, Комментарии 0. Новые Обсуждаемые Популярные. Я хочу получать. Новые комментарии в личный кабинет. Ответы на мои комментарии. Читают онлайн — Отмена Ответить. Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить. Нежелательная реклама или спам. Материалы сексуального или порнографического характера. Детская порнография. Пропаганда наркотиков. Насилие, причинение себе вреда. Взлом аккаунта. Фейковый аккаунт.

Особенности различных типов совещаний

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Школа Практического Менеджмента. Обучение руководителей. Поиск по сайту. О школе. О менеджерах.

Деловые совещания

Эффективность совещания в значительной мере зависит от того, насколько строго выдерживается его формат. Под "форматом" совещания следует понимать не только состав участников, но и характер и последовательность их действий по принятию необходимого управленческого решения.

А действия эти во всех типах совещаний будут разными, поскольку определяются различными целями. Смешивание форматов совещательных мероприятий — одна из самых распространенных ошибок управленцев. Самый яркий пример такой ошибки — допущение дискуссий на совещаниях оперативного или инструктивного характера. Но их цель — управ. А это прерогатива руководства. И если на таких совещаниях вспыхивают настоящие дискуссии, это значит, что руководитель не продумал как следует задачи, которые он ставит перед подчиненными, или не сумел оптимальным образом распределить их тяжесть.

Дискуссии уместны и необходимы только на проблемных иногда — итоговых совещаниях. На всех прочих допустимы лишь уточнения, корректировки, оптимизация задач и принимаемых по ним управленческих решений. Попробуем охарактеризовать общий алгоритм действий участников основных функциональных типов совещаний.

Его цели — собрать информацию о текущем состоянии дел, скоординировать усилия, проверить взаимопонимание, уточнить задания на текущий момент. Надо всего лишь отлаживать коллективное взаимодействие. Если же вдруг на таком совещании и вспыхнет какая-нибудь по-настоящему новаторская идея, ее следует зафиксировать и предложить для обсуждения на более подходящем по формату совещании. Оперативные совещания проводятся регулярно, как правило в одни и тот же час и день недели.

Состав участников — более или менее постоянный. Повестка дня варьируется незначительно. Длительность таких совещаний — от 10 до 40 минут. Дополнительное оповещение в большинстве случаев не требуется. При подготовке совещания руководитель фиксирует перечень тех, кто хочет обсуждать вопросы, просматривает протоколы предыдущих заседаний на предмет проверки выполнения розданных поручений, определяет необходимость приглашения дополнительных участников и т.

Последовательность обсуждаемых вопросов ввиду стандартности повестки дня, как правило, одна и та же. При этом начинать рекомендуется с вопросов наиболее простых, сложные или спорные рассматривать в середине совещания, нестандартные отправлять в конец.

Участники оперативного совещания подают информацию о работе подразделений по определенному стандарту, что должно ускорять процесс ее восприятия и обработки.

Наибольшую активность в ходе такого совещания проявляет его ведущий. Он следит за ходом поступления информации, фиксирует проблемные моменты, тут же намечает меры по их устранению, гасит зарождающиеся споры, подводит итоги и формулирует решение.

В случае появления неожиданных или негативных фактов руководитель максимально уточняет и детализирует информацию. В таких ситуациях нужные управленческие решения не всегда рождаются быстро.

Поэтому следует взять дополнительное время для размышлений и сообщить о найденном решении на следующем совещании. Выяснение же отношений с виновниками по общему правилу выносятся за пределы совещания и осуществляются в индивидуальном порядке, так как состояние самооценки подчиненных ныне признано серьезным производственным ресурсом, обращаться с которым надо весьма аккуратно. По завершении оперативного совещания желательно производить обработку и рассылку участникам краткого протокола с фиксацией решений.

Главная Менеджмент Деловые коммуникации. Виды и типы совещаний Американские исследователи проблем организации и проведения совещаний делят их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные. Диктаторское совещание. Обычно говорит только руководитель. Он сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией Психология и этика делового общения Эластичность спроса и ее показатели.

Ценовая эластичность спроса, ее измерение и типы. Изменение валовой выручки при различных типах ценовой эластичности спроса. Факторы, влияющие на эластичность спроса Для анализа конъюнктуры рынка и прогнозирования развития производства важно знать, в какой степени изменятся объем спроса и предложения при определенном изменении цен на данный товар или других факторов.

Для того чтобы ответить на этот вопрос, используют понятие эластичности. Эластичность - это мера Микроэкономика Различные типы рекламных агентств, их преимущества и недостатки Рекламные агентства, занимающиеся определенным видом деятельности, можно разделить на несколько типов.

Креативное агентство дизайн студия - занимается разработкой концепции рекламной кампании, включая се отдельные составляющие: стилистика рекламы, идеи для печатной, видео- и аудио-рекламы, элементы Реклама и связи с общественностью Особенности ценообразования на различных типах моделях рынков Определение типа рынка Рынок — это сфера социально-экономических отношений в области обмена, регулирования, реализации и обращения товаров работ, услуг между продавцами производителями и покупателями потребителями , где осуществляются сделки купли-продажи.

Сумма денег, которую покупатель Цены и ценообразование Организация проведения оперативных совещаний при начальнике территориального органа на районном уровне Такие совещания, создаваемые по приказу начальника органа, проводятся в целях всестороннего и глубокого обсуждения состояния оперативной обстановки и мер реагирования на ее изменения; улучшения отдельных направлений оперативно-служебной деятельности некоторых подразделений и обсуждения других вопросов, Такая система может относиться: 1.

К организации как к Управленческое консультирование Планирование на предприятии: стратегическое, текущее и оперативное Стратегическое планирование Система планирования производственной и сбытовой деятельности любого предприятия включает три тесно взаимосвязанные подсистемы стратегического, текущего и оперативного планирования. Цель разработки стратегии развития предприятия заключается в выявлении главных направлений Экономика предприятия Оперативное планирование на предприятии В основе системы оперативного оперативно-производственного планирования лежит разработанная в текущем плане или в бизнес-плане и принятая к исполнению производственная программа выпуска готовой продукции на год, квартал, месяц.

Все расчеты, связанные с системой оперативно-производственного планирования, Экономика предприятия. Особенности различных типов совещаний Эффективность совещания в значительной мере зависит от того, насколько строго выдерживается его формат.

Но их цель — управ ление фирмой или ее подразделениями. Оперативное совещание "оперативка", "планерка " и т.

21.6. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Мало что изменилось с х гг. Менеджеры организаций всех уровней по-прежнему проводят огромное количество времени на самых различных заседаниях, собраниях, совещаниях, переговорах, комиссиях, в том числе селекторных, оперативках, планерках и т.

При этом чем выше управленческая должность, тем больше времени менеджер проводит на различных совещаниях. Нередко можно услышать, что руководитель какого-либо подразделения в организации может приступить к выполнению своих непосредственных должностных обязанностей только после Например, американские менеджеры принимают участие в 11 млн совещаний ежедневно.

А всего в мире каждый день происходит порядка 73 млн корпоративных встреч. Среднестатистический сотрудник проводит приблизительно 6 часов в неделю на запланированных собраниях, а топ-менеджеры тратят на совещания почти 23 часа еженедельно [8]. Такие совещания имеют повестку дня, участники оценивают состояние дел, делятся информацией, обсуждают вопросы повестки совещания, принимают по ним решения, распределяют обязанности и согласовывают свои действия. Как правило, планы уже составлены, а решения приняты вышестоящими инстанциями.

На совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою роль, и ответить на возникающие вопросы.

Решения обсуждению не подлежат, но основания и последствия этих решений должны быть разъяснены персоналу. Например, на предварительном совещании, посвященном проведению аудита системы менеджмента качества организации, доводится информация о целях, масштабе, методах, процедурах аудита, формах общения между аудиторами и персоналом организации.

Руководство организации может проводить такие совещания с потребителями своей продукции или услуг, поставщиками, работниками организации, представителями профсоюза и общественных организаций и другими заинтересованными сторонами.

Главная задача заключается в получении от людей нужной информации. Рабочие группы объединяют представителей разных подразделений и служб различных уровней управления организации. Как правило, это совещания равноправных участников, на которых важно фиксировать высказанные идеи, мнения и предложения. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.

Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово. При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача - генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных.

Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово "нет". Тогда обстановка будет непринужденной, и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач.

Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен [3].

Далее любое из перечисленных выше организационных мероприятий мы будем называть "совещание". При проведении отраслевых селекторных совещаний количество участников может достигать человек и более.

Участники совещания могут располагаться в одном помещении очное общение или находиться на расстоянии сотен километров друг от друга заочное общение. В последнем случае связь может осуществляться по телефону, громкой селекторной связи или через Интернет в режиме телеконференции. Полностью документированные стенограмма, аудио - или видеозапись совещания не рассматриваются.

Здесь мы рассмотрим только такие совещания, по результатам проведения которых остается не более чем краткий протокол результатов совещания. Что же делают на совещаниях? Не принимая во внимание взаимные приветствия, сетования на плохую погоду и состояние здоровья, анекдоты, неинформативные слова, предложения и ненормативную лексику и такое бывает , можно утверждать, что на совещаниях обмениваются информацией и - в существенно меньшей степени - документами.

В соответствии с [1] "информация" - это значимые данные, а "документ" - это информация на любом носителе бумажном, магнитном, электронном или оптическом компьютерном диске, фотографии или эталонном образце. Оценки различных специалистов о степени результативности и эффективности совещания как одного из инструментов управления деятельностью организации изменяются в широких пределах: от "без совещаний наша организация прекратит свое существование" до "все совещания - это пустая трата времени".

Скорее всего, истина находится, как всегда, посередине. Осталось найти эту середину. Прежде всего следует поставить вопрос: возможно ли современным организациям обходиться без совещаний или сократить их количество?

Другими словами, может ли документ заменить доносимую в устной форме информацию? Для ответа на данный вопрос оценим повестки совещания на предмет возможности использования документа вместо проведения совещания табл.

Информирование о коррекции планов работ. Координация, измерение объемов, перераспределение работ. Анализ содержания табл. Исключением являются ситуации, разрешение которых зависит от конкретных обстоятельств, которые практически невозможно спрогнозировать, а также ситуации, где требуется постоянный обмен мнениями, которые формируются в процессе обсуждения проблемы. Определим результативность совещания как степень восприятия передаваемой информации, а эффективность совещания как отношение степени восприятия передаваемой информации к затратам.

На всех остальных совещаниях, по существу, докладчик осуществляет передачу информации тем, кто его слушает. Это, как правило, те, кого в данный момент хвалят что бывает редко , обсуждают, критикуют и т. Остальные участники совещания являются пассивными наблюдателями, поскольку их этот конкретный вопрос слабо интересует.

Для этого случая может быть рассчитана также и эффективность совещания, определенная как отношение степени восприятия передаваемой информации к затратам. Не претендуя на исчерпывающий анализ, перечислим положительные и отрицательные моменты совещания с позиции руководства и менеджеров организации.

Возможность самовыражаться, выступая перед коллегами с докладом, а также получать положительный "заряд" выступающего лидера. Бесполезная трата времени на выслушивание докладов, которые не связаны с деятельностью сотрудников. Руководителям организаций, которые не видят смысла в сокращении количества совещаний, полезно учитывать рекомендации для проведения эффективного совещания. Также при проведении совещания рекомендуется устанавливать регламент обсуждения.

Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход мероприятия. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом:. Вообще максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день, а также необходимо делать пятнадцатиминутный перерыв через каждые полтора-два часа работы на совещании.

Перед нами встает следующий закономерный вопрос: когда современная организация может отказаться от совещаний или сократить их количество? Прежде чем ответить на него, введем следующие понятия и формулы. Интегральное количество распоряжений может рассматриваться дифференцированно для различных процессов и подразделений. Невыполнение распоряжения - это нарушение сроков и наличие замечаний к содержанию и качеству результата документ, товар, услуга выполнения распоряжения.

Интегральная степень управляемости может рассматриваться дифференцированно для различных процессов и подразделений. Для учета выполнения отдаваемых руководством организации распоряжений предлагается использовать следующую форму табл.

С учетом изложенного можно констатировать, что превышение СУд над СУу является необходимым условием перехода от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Следует отметить, что в наши дни документ постепенно становится основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается.

В современных организациях происходит постепенный переход от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Например, в организациях, которые используют труд телеработников, такой способ управления является наилучшим, поскольку нет возможности проведения очных оперативных совещаний из-за территориальной удаленности сотрудников. Телеработник - это сотрудник организации, работающий удаленно от ее основного месторасположения, взаимодействующий с коллегами путем различных средств телекоммуникации.

Более того, начинается формирование новой управленческой речи, в которой практически отсутствуют лишние и неинформативные слова, слова-паразиты.

Таким образом, четкость формулировки требуемых от работника действий и их исполнение будут зависеть от уровня документационной культуры ДК организации. ДК - это составная часть корпоративной культуры организации, которая затрагивает все аспекты работы, управления и отношения к документации в организации [5].

Несомненно, что совещание является одним из необходимых элементов управления персоналом в организациях. И, несмотря на все положительные и отрицательные моменты совещаний, они будут иметь свое место в современном менеджменте.

Но мы надеемся, что их количество и время проведения будут неуклонно сокращаться, а руководители и менеджеры организаций научатся более эффективно использовать свое рабочее время в будущем. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Закомурная Е. Ленсиони П. Смерть от совещаний: как решить самую наболевшую проблему бизнеса: Пер. Лозенко В. Юсипова Е. Якушев В. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем HR-Cons.

В организации можно выделить следующие типы совещаний. Классифицируем методы проведения совещаний. Оценка возможности использования документа вместо проведения совещания, табл. К положительным моментам можно отнести следующие: 1. Возможность видеть всех членов организационной группы в одном месте. Возможность оперативно вносить изменения в план действий сообразно сложившейся ситуации.

В качестве отрицательных моментов выделим следующие: 1. Плохое восприятие информации на слух у некоторых сотрудников. Отсутствие стимула к дальнейшей деятельности из-за публичной критики сотрудника. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом: - вступительное слово оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания - не более 10 минут; - основной доклад - до 30 минут; - вопросы к докладчику - не более 2 минут каждый; - содоклад, сообщение - не более 10 минут; - вопросы к содокладчику - не более 1 минуты каждый; - выступления - по 5 - 7 минут каждое; - ответ докладчика - не более 5 минут; - ответы содокладчиков - не более 3 минут каждый; - справка по ходу совещания - не более 3 минут; - чтение проекта решения - не более 3 минут; - подведение итогов совещания - не более 10 минут [6].

Мониторинг выполнения распоряжений, табл. Литература 1. Курбатова Н. Лозенко Д.

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Однако, консультируя организации, мы часто сталкиваемся с тем, что совещание практически не используется современными российскими руководителями как действенный инструмент управления.

Тем не менее, грамотное проведение совещания превращает его в один из самых мощных рычагов управления. Посредством совещания можно решить следующие задачи:. В данной статье мы рассмотрим практические инструменты построения и внедрения эффективной системы совещаний: типы совещаний, их цели и содержание, процедуры подготовки, проведения и анализа. Разберем часто встречающиеся ошибки, ведь тот, кто предупрежден - вооружен.

Также остановимся на проблемах, характерных для компаний среднего бизнеса и возможностях совещаний для их разрешения. В заключение приведем несколько интересных примеров проведения совещаний из зарубежного опыта. Итак, говоря о разработке и внедрении системы совещаний, давайте поймем, что же это такое?

Система представляет собой совокупность элементов, выстроенных по определенной структуре, ради решения основной цели. В данном случае элементами являются совещания, взаимосвязанные между собой и направленные на решение тех или иных задач организации.

Все совещания можно условно разделить на четыре вида:. Рассмотрим подробно каждый из видов совещаний: цели, периодичность проведения, процедуры оповещения, подготовки и проведения совещания, действия, которые следует предпринять после совещания, а также распространенные ошибки и их последствия для организаций.

Цели проведения и содержание оперативных совещаний:. Как часто и сколько по времени нужно проводить оперативные совещания? Периодичность, как правило — раз в неделю при длительности 1 — 1,5 часа, и ежедневно при продолжительности минут. Так называемые пятиминутки эффективны на среднем уровне управления, например, как форма совещания в отделе, где все сотрудники выполняют однотипную работу.

Как проводить оповещение. Дополнительное оповещение не требуется, так как регламент день недели, время, продолжительность стандартный. В случае невозможности присутствовать на совещании по уважительной причине, участник информирует председателя или секретаря. Важно не отменять и не переносить совещания, это повышает дисциплину и значимость данных мероприятий.

Сотрудники должны знать, что совещание не отменяется ни при каких обстоятельствах. Как подготовиться к совещанию. Готовясь к совещанию, руководитель составляет план, где фиксирует основные вопросы, которые необходимо обсудить.

Руководителю полезно иметь отдельную тетрадь совещаний, куда в процессе работы в течение всей недели заносить вопросы, которые нужно поднять на совещании, тогда подготовка еще более упрощается.

За полчаса-час до совещания руководителю необходимо просмотреть протоколы предыдущих совещаний, свои записи за неделю, это позволит скорректировать план совещания. Секретарь должен подготовить помещение, обеспечить совещание стандартными бланками протоколов, если таковые используются. Участники готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты. За день-два до совещания им необходимо проверить, все ли поручения выполнены, сдать планы и отчеты в письменном виде. Повестка дня оперативного совещания стандартна.

Обсуждаются одни и те же вопросы и в одинаковой последовательности. Это поддерживает порядок и ускоряет процесс. Нестандартные вопросы лучше относить на конец совещания. Повестку дня лучше строить таким образом, чтобы наиболее простые вопросы обсуждались в первой трети совещания, на середину совещания лучше планировать сложные вопросы, а на конец совещания оставлять самые интересные и приятные вопросы. Это связано с закономерностями в работе групп, когда пик работоспособности приходится на середину работы.

Наибольшая активность принадлежит ведущему, он руководит процессом и следит за его продуктивностью. Важно, чтобы все участники были включены в обсуждение и внимательно слушали. Ведущий может контролировать данный процесс с помощью вопросов. После совещания секретарь должен обработать протокол совещания и разослать его всем участникам. Основной аргумент, который приходится слышать — зачем, если какие-то вопросы возникают, мы их быстро решаем в индивидуальном порядке с исполнителем.

В организациях, где оперативные совещания не проводятся, как правило, много проблем, связанных с корпоративной культурой. Например, существует несколько групп, каждая со своей субкультурой, сотрудники разобщены, нередки конфликты, распространены слухи, взаимодействие между подразделениями не выстроено, информация теряется. Другая распространенная проблема организаций, не практикующих оперативные совещания — низкая управляемость и невысокий авторитет руководителя.

Персонал редко видит и слышит своего руководителя, не понимает, чем он занимается, не знает текущих приоритетов. В итоге, отношения руководитель — подчиненный становятся все более дистантными, складывается ощущение отчужденности, когда каждый в одиночку бьется над своими проблемами. Задания руководства не выполняются, и бывает руководитель, из-за опасений, что его задание проигнорируют, дает все меньше поручений.

Например, совещания проводятся не каждую неделю, а от случая к случаю, в разные дни недели, в разное время. Это приводит, прежде всего, к снижению дисциплины.

При таком подходе очень просто вообще избегать совещаний, мотивируя это тем, что на это время уже назначена важная встреча, переговоры или еще что-либо.

Жесткий график не дает возможности уклониться от совещания. Проведение совещаний регулярно в один и тот же день недели дисциплинирует сотрудников, заставляет работать, равномерно распределяя нагрузку, ведь каждую неделю необходимо отчитаться по данным поручениям, соответственно нет возможности отложить неприятную, неинтересную или трудную работу на потом. Устранение всех перечисленных причин относится к непосредственной компетенции руководителя — ведущего совещание. Кроме того, важно приглашать на совещание оптимальное количество участников.

Считается оптимальным участие в совещании человек. При меньшей группе совещание иногда не носит достаточно делового характера и часто участникам не хватает информации для принятия решения, при большей группе сложнее управлять процессом обсуждения, возникают параллельные обсуждения, часть участников отвлекается.

Часто бывает, что совещание прошло, решения приняты, все испытывают чувство удовлетворения и расходятся по своим рабочим местам заниматься текущими делами. Про принятые решения как-то все забывают.

Наиболее простой способ добиться повышения управляемости то есть повышения процента выполнения принятых решений — это ввести форму контроля поручений, и заложить процедуру отчета по поручениям в регламент совещания.

Если на одном совещании дается задание, исполнитель должен знать, что в назначенный срок исполнение будет проверено и ему будет необходимо при всех отчитаться. Также причиной невыполнения поручения бывает отсутствие срока выполнения и, что тоже случается, исполнителя. Кому надо? В итоге каждый вправе думать, что задание дано не ему. Для контроля поручений на совещаниях мы рекомендуем использовать следующую форму Приложение.

Если руководитель ждет, пока соберутся все, и лишь после этого начинает совещание, это очень быстро расхолаживает весь коллектив. Опозданий становится все больше и иногда доходит до того, что приходится обзванивать сотрудников и персонально всех приглашать. Проблема решается достаточно просто. Один раз нужно поставить персонал в известность, что теперь ждать никого не будут, и опоздание будет расцениваться как нарушение дисциплины.

После этого необходимо жестко придерживаться заявленного принципа. Причем, важно, чтобы исключений не было ни для кого, даже если это ведущий сотрудник или он должен выступать первым. После того, как сотрудники поймут, что намерения руководителя тверды, опоздания постепенно прекратятся.

Цели проведения и содержание отчетного совещания:. Длительность и периодичность: Подобные совещания рекомендуется проводить в начале каждого отчетного периода раз в месяц или в квартал общей продолжительностью - 1,5 — 2,5 часа. Целесообразно проводить два итоговых совещания — одно по отчетам, другое по планам. Секретарь за неделю оповещает участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания, собирает с участников документы, которые необходимо представить на совещании и, в случае необходимости, рассылает их другим участникам.

Документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за 1 день до совещания. Как готовиться к итоговому совещанию. Готовясь к совещанию, ведущий составляет план и повестку дня. Необходимо заранее на оперативных совещаниях проследить процесс подготовки к итоговым совещаниям, заранее получить и проанализировать финансовые показатели. Отдельно важно подготовиться к постановке новых целей на следующий период.

Руководители подразделений должны подготовить к совещанию отчеты и проекты планов. После совещания важно внести корректировки в отчеты и планы, согласовать и утвердить планы, разослать утвержденные документы всем участникам. Многие руководители считают, что планы и отчеты - это рудименты прошлого, не умеют пользоваться этим инструментом не только для постановки задач и оценки полученных результатов, но и для мотивации персонала.

В данном случае мы имеем дело с типичным примером реактивного управления. После того, как что-то произошло, следует реакция. Понятно, что в данном случае сложно говорить об управлении как таковом. Сотрудники сами решают, что им делать, а руководитель только оценивает, что получилось.

Естественно он не всегда бывает доволен полученным результатом. Оценка отчетов затруднена, так как используются разные показатели. Это позволяет сотрудникам использовать те показатели, которые им более выгодны, и хорошо отчитываться.

Руководитель часто бывает введен в заблуждение и не может адекватно оценить проделанную работу. Цели проведения и содержание совещаний по развитию:. Длительность таких совещаний зависит от обсуждаемого вопроса и занимает, как правило, от 1 до 3 часов. Периодичность - по мере необходимости, но не реже, чем 2 раза в год. За неделю секретарь оповещает участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания. Секретарь собирает с участников документы, которые необходимо представить на совещании и рассылает их другим участникам в случае необходимости.

Документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за дня до совещания. Подготовка к совещанию по развитию должна быть достаточно серьезной. Главное - определить какой результат необходимо получить от обсуждения, четко прописать цели совещания. Далее подобрать адекватные методы решения поставленных задач.

Совещания не связаные с производственной деятельностью

Мало что изменилось с х гг. Менеджеры организаций всех уровней по-прежнему проводят огромное количество времени на самых различных заседаниях, собраниях, совещаниях, переговорах, комиссиях, в том числе селекторных, оперативках, планерках и т. При этом чем выше управленческая должность, тем больше времени менеджер проводит на различных совещаниях.

Деловые встречи совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу.

Организация проведения деловых совещаний

Совещание — это специфический вид управленческой деятельности, имеющий свои правила и закономерности, неотъемлемая часть жизни организации. Производственные совещания позволяют обменяться информацией, выявить весь спектр мнений, определить возможные пути решения проблемы и принять необходимые управленческие решения. В ходе совещания каждый его участник получает возможность прояснить свою позицию, понять многообразие подходов к предмету обсуждения. По назначению совещания подразделяют на вырабатывающие и принимающие решения, итоговые, оценочные, информационные, оперативные. По периодичности частоте проведения совещания делятся на разовые, периодические, регулярные. В зависимости от количества участников различают совещания с узким составом до 5 человек , расширенные до 20 человек , представительные более 20 человек. По степени стабильности состава участников совещания подразделяются на совещания с фиксированным составом; с приглашенными по списку, формируемому для каждого совещания; комбинированные.

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи. Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов.

Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Опубликовано: 24 ноября, Категория: Правоотношения Автор: admin Комментариев нет. Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Чаще всего, приблизительно пятая часть несчастных случаев происходит на стройках.

.

.

.

.