Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполнения

Содержание:

• Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией
• Номенклатура какой первый входящий или исходящий
• Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
• Как УО разработать номенклатуру дел и организовать архив документов
• Номенклатура дел организации – составление и утверждение
• Номенклатура дел
• Входящие внутренние и исходящие документы

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Сводная номенклатура дел — это документы всей организации. То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер. При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях.

Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела. Есть три варианта номенклатур: Мы будем говорить как раз об индивидуальной — о кадровой номенклатуре. Номенклатура дел бывает трех видов: Номенклатура дел организации делится на: Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения — в Примере 2. Как мы видим, номенклатура дел организации: Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна. Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии.

Принято выделять три вида деловой номенклатуры:. Что такое номенклатура типовая, понятно из названия — это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно: Сведения об отправляемом исходящем документе вносятся в регистрационно-контрольные формы РКФ. Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие — паника.

Первые вопросы — с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! Номенклатура какой первый входящий или исходящий. Оглавление: Номенклатура какой первый входящий или исходящий Как составить номенклатуру дел Составляем номенклатуру дел на следующий год Регистрация документов Совет 1: Как оформлять исходящую документацию 10 любимых ошибок в управлении документами Входящие внутренние и исходящие документы Что такое номенклатура в делопроизводстве Номенклатура какой первый входящий или исходящий.

Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения. У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать.

Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству.

Номенклатура какой первый входящий или исходящий

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т. С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В статьях о документообороте мы уже рассказали, как УО разделить потоки документов, создать регламенты работы с ними и кто должен отвечать за работу с корреспонденцией. Сегодня читайте о том, как УО составить номенклатуру дел и по каким основным принципам вести архив организации. В первой статье цикла мы уже писали,что номенклатура дел НД — это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации.

НД разрабатывается для регистрации и систематизации документов, ведения архива. Одна такая папка с документами называется делом п. НД представляет собой таблицу, в которой перечислены:. Номенклатура дел по общему правилу составляется в конце календарного года на следующий год.

Затем она только корректируется, уточняется и заново утверждается. Форма номенклатуры дел утверждена Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от Структуру НД диктует структура самой УО, её штатное расписание, перечень внутренних подразделений. Как в УО создать или улучшить систему документооборота. Заголовок дела — это краткое обозначение сведений о составе и содержании находящихся в папке документов п. Он должен отражать тему и вид документов.

Типовые заголовки для номенклатуры дел и, соответственно, журналов и папок утверждены приказом Минкультуры РФ от В приказе приведены типовые наименования дел, которые характерны для большинства организаций вне зависимости от формы собственности п. Но многие из них подойдут для составления номенклатуры дел:. Задача управляющей организации — выбрать те заголовки, которые подходят уже существующим или вновь создаваемым папкам с документами.

Конечно, среди типовых заголовков УО не найдёт всех необходимых ей наименований. В таком случае она вправе использовать и иные заголовки, в том числе указанные в жилищном законодательстве: журнал учёта обращений жителей МКД, акты осмотров и проверок и т. Когда перечень заголовков составлен, следует для удобства использования номенклатуры систематизировать дела по подразделениям или, если УО небольшая, по блокам: внутренние документы, исходящие, входящие.

После этого можно приступить к следующему шагу — формированию системы индексов дел. Индекс дела — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение папки с документами п. Индекс ложится в основу системы нумерации и регистрации документов в УО. В каждой организации свой принятый перечень индексов. Главное — разработать понятные и логичные индексы. Использовать можно даты, аббревиатуры, сокращения. Рассмотрим на примере.

Допустим, что в организации приняты индексы для обозначения дел с документами разных потоков: 01 — внутренние, 02 — входящие, 03 — исходящие, 04 — не подлежащие регистрации.

Такое же разделение можно принять, присвоив числа подразделениям УО. Затем происходит индексация уже внутри групп документов. Если это входящие документы, то индексация может выглядеть следующим образом:. Если у УО сложная внутренняя структура подразделений, то отделы могут хранить у себя переписку и документы.

Тогда они создают собственные папки. Тогда для писем от жителей многоквартирных домов к индексу можно прибавить буквы: ЮО — для юридического подразделения, АО — для отдела по работе с клиентами, абонентского отдела и так далее.

В номенклатуре дел также указывается срок хранения папок и журналов. Согласно п. Существуют документы вечного хранения, которые нельзя уничтожать, а есть — временного. Например, техническую документацию на многоквартирный дом организация обязана хранить постоянно, до момента передачи в другую УО или ТСЖ по решению общего собрания собственников.

Когда вся информация: заголовки дел, сроки хранения и индексы собраны, структурированы и объединены в номенклатуру, её должен утвердить руководитель организации. Затем НД доводится до сотрудников. Наравне с номенклатурой в УО необходимо утвердить и схему ведения архива организации, куда будут сдаваться документы вечного и длительного, более 10 лет, хранения до их уничтожения. Главное, что нужно сделать, — найти помещение под архив, назначить архивариуса и создать единую схему сдачи дел в архив, где происходит их учёт, хранение и использование п.

Рассованные по углам, чердакам и подсобкам коробки с папками не являются архивом. Хранить архивные документы необходимо в одном помещении, где созданы необходимые условия с соблюдением температурного режима, уровня влажности и норм противопожарной безопасности. В помещении должно быть сухо. Оптимально, если там установлены стеллажи и шкафы, а также стол для работы с документами. Все требования к местам хранения архивов изложены в п. В управляющей организации обычно за архив отвечает тот же сотрудник, что ведёт в УО документооборот: секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель.

Но это может быть и другой работник. Архивариус будет принимать дела в архив, вести их каталог, уничтожать документы временного хранения, выдавать требуемые папки и копии документов из архива.

Он должен быть ознакомлен с регламентом работы со всеми видами документов, номенклатурой дел и системой работы в архиве. Создавая архив и утверждая систему его работы, управляющей организации следует учесть несколько важных моментов:.

Также необходимо разработать и утвердить ряд бланков, которые необходимы для работы сотрудника архива: опись документов разных сроков хранения, акт приёма дел от подразделений, заявление на выдачу документов из архива во временное пользование, акт уничтожения документов и др. Образцы приведены в приложении к Основным правилам. Когда УО утвердила регламенты работы с разными потоками документов , то необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел организации:. Также в УО должна быть организована работа архива: определены место хранения дел, порядок их сдачи и приёма в архив, схема определения ценности документов, алгоритмы работы с архивными документами, их временной выдачи на руки и хранения.

В таком случае документы УО никогда не потеряются и будут всегда под рукой. РосКвартал subscribers.

Как УО разработать номенклатуру дел и организовать архив документов

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта.

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения.

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании.

Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

При децентрализованной — регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах. На поступающих входящих документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего входящего документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения — исполнителя в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений , например:.

Если в компании имеется номенклатура дел , то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз. Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде в Word или Excel. В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы РКФ и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационном штампе. Регистрационный входящий номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационного штампа. Заголовок краткое содержание документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ.

Краткое содержание может записываться ключевыми словами. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, автор и дата резолюции. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль?

Ваше имя. Закрыть Подписаться. Работа с входящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д.

Copyright www. Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Дата поступления.

Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна. Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения.

У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству.

Что такое номенклатура типовая, понятно из названия — это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа. Типовые и примерные делопроизводственные номенклатуры разрабатываются организациями вышестоящими для своих подведомственных организаций.

Индивидуальная номенклатура — разработанная именно для конкретной организации и учитывающая специфику её деятельности. Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании.

Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Данный материал публикуется частично. Резолюция переносится в регистрационную форму. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются: проверка правильности доставки документов; проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов; фиксация факта получения документов; подготовка их к исполнению; передача документов исполнителям. Другие проекты компании: Интернет-услуги и сервисыХостинг, Colocation, аренда серверов, Раскрутка, Бесплатный хостинг файлов, Владельцам сайтов, Почта,… Бизнес и экономикаБанки, Инвестиции, Недвижимость, Страхование, Торговля,… В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:. К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Конечно, да! Все книги и журналы регистрации писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений в кадровой службе или журнал регистрации командировочных удостоверений обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.

Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов.

Пример 1. Описание журналов регистрации в номенклатуре дел службы делопроизводства сроки хранения определены по типовому Перечню г. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел юридического отдела сроки хранения определены по типовому Перечню г. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства сроки хранения определены по типовому Перечню г. Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции.

В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию.

В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел. ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Ведутся они по форме, установленной Инструкцией приложения 8 и 9 соответственно. В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.

Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.

Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с где 01 — это номер папки с документами. А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 далее 02, 03 и т. Количество томов — это и есть их количество.

Ведь в дело можно вложить максимум листов по инструкции по делопроизводству. Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст.

Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными.

В первом случае вы начинаете инициируете переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя.

Обратите внимание на наличие приложений к письму. Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Мы рекомендуем следующую форму. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

В статьях о документообороте мы уже рассказали, как УО разделить потоки документов, создать регламенты работы с ними и кто должен отвечать за работу с корреспонденцией. Сегодня читайте о том, как УО составить номенклатуру дел и по каким основным принципам вести архив организации. В первой статье цикла мы уже писали,что номенклатура дел НД — это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации. НД разрабатывается для регистрации и систематизации документов, ведения архива.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна. Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения. У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству. Что такое номенклатура типовая, понятно из названия — это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа.

Номенклатура дел

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Вопрос, к какой категории — регистрируемых или нерегистрируемых — отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер.

Входящие внутренние и исходящие документы

Главная Документы 3. Номенклатура дел Документ не применяется. Номенклатура дел.

.

.

.

.