Делопроизводство в маленькой фирме

Документооборот — важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо. О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже. Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Содержание:

• Организация делопроизводства на малом предприятии
• Что нужно знать о документообороте? Базовые правила
• Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов
• Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации
• Как организовать делопроизводство и документооборот с нуля: пошаговая инструкция
• Какие основы делопроизводства?
• Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Организация делопроизводства на малом предприятии

Описание страницы: организация делопроизводства на малом предприятии от профессионалов для людей. В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов. Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за г. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю.

Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства — отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства — это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность — основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии — традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства.

Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия.

Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы. К примеру, Положение об оплате труда, содержащее условия премирования сотрудников. Кроме наличия, необходимо позаботиться о правильности оформления документов. Трудовым Кодексом РФ определены условия, обязательные для указания в трудовом договоре.

В нем также можно прописать должностные обязанности работника, в этом случае не требуется должностная инструкция. Для части кадровых документов законодательством предусмотрено применение унифицированных форм. Сроки хранения кадровых документов. Личное дело сотрудника, приказы о приеме, поощрениях, переводах на другую должность, увольнении, об установлении заработной платы хранятся 75 лет, приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, направлениях в командировку — 5 лет, начиная со дня увольнения работника.

Начиная с оформления персональных трудовых книжек и заканчивая протоколами собраний учредителей. От этого зависят результаты будущих проверок со стороны налоговиков. Если вы хотите знать, как избежать ошибок, читайте материалы нашего сайта. С их помощью вы защитите себя от убытков из-за незнания основ и нюансов делопроизводства. К сожалению, приходится констатировать, что культура делопроизводства в малом и среднем бизнесе в России оставляет желать лучшего.

Причины этого состояния можно назвать разные. Это и правовой нигилизм предпринимателей, и практическое отсутствие правоприменительной практики в данной области. Но корень создавшейся ситуации, можем предположить, находится в той же плоскости, что и остальные проблемы в экономике вообще. КоАП РФ относит, например, конфискацию орудия совершения или предмета административного правонарушения; лишение специального права в виде права управления транспортным средством соответствующего вида; административное выдворение за пределы Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства; административный запрет на посещение мест проведения официальных спортивных соревнований в дни их проведения.

Как мы видим, заменить штраф на предупреждение можно только при наличии комплекса из четырех условий:. Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим Их внедрение и контроль 5 Правильная организация обучения и переобучения работников Повысится уровень оценки организации в глазах ее работников, повысится производительность труда, повысится уровень обслуживания клиентов, сократится число ошибок в документах, сократятся суммы штрафов, выплачиваемых внешним организациям Проведение на регулярной основе оценок работы персонала и аттестаций.

Анализ учебных заведений и учебных программ, необходимых организации, анализ условий обучения. Заключение договоров на обучение с сотрудниками и организациями, предоставление условий для учебы.

Планирование и контроль 6 Поддержание здоровья работников и создание безопасных условий труда Сократится количество отпусков по временной нетрудоспособности. Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы.

При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае — одно лицо. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

Данный перечень включает основные процедуры по организации с нуля кадрового делопроизводства организации. В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников. У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части общие положения , основной части тематические разделы и приложений.

Блок кадрового учета в ERP -системе. Обычно он не настолько подробный и полный, но зато сразу позволяют проводить легкую интеграцию с бухгалтерией и иными IT -системами предприятия.

Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций. Внимательно изучите Устав фирмы, там может быть прописан, например, порядок приема на работу гендиректора вам предстоит его оформить : установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключается трудовой договор и прочее.

Иногда в Уставе указывается порядок приема на работу ключевых руководителей и установления им системы оплаты труда, например, после согласования с учредителями. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от Книга ведения учета трудовых книжек ведется ответственным лицом, назначенным работодателем.

В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и трудовые книжки, выданные впервые поступающим на работу, с записью серии и номера. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов. Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации.

Через 2—3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения в т. Документы временных сроков хранения до 10 лет обычно в архив не поступают. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении и у ИП с наемными работниками.

Актуально ли это для малых предприятий? Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство.

Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. Восстановление кадрового делопроизводства требует устранения всех пробелов и недочетов, выявленных в результате инвентаризации кадровых документов.

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам.

Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Большое количество вопросов о необходимости ведения кадрового делопроизводства возникает у индивидуальных предпринимателей. Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Что нужно знать о документообороте? Базовые правила

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится. Все работодатели очень разные.

Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями.

В конце статьи есть шпаргалка. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Ключевым работником организации является руководитель.

Это требование ч. Рекомендация 1. Москвы Рекомендация 2. Рекомендация 3. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия см. Ее ведет кадровая служба. Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником ст. На отправлено письмо для подтверждения. Вы можете изменить адрес. Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес.

В Яндекс. Часть первая? Подтвердите электронную почту На отправлено письмо для подтверждения. Подписка на рассылку Вы подписаны на рассылку Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес.

Что делать, если письма Школы не приходят вам? Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу. В Mail. Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций. Материалы по теме. Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Хотите стать главным бухгалтером? Спасибо за ваше мнение!

Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации? Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг.

Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам. Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия что такое делопроизводство , то будет ясно происхождение термина.

Это сохранение официальной информации на материальном носителе. При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков.

Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом — следят за их движением. Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы.

Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы. Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере.

Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами.

Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных. Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии.

Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов. В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой.

Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация. Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма. Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной.

Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:. По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств.

Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом. Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг. Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности.

Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления. Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг. Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации.

Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства. Бумага имеет бессрочное действие.

В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры. Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность.

В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.

Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги. В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.

Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект. Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства.

Надеемся, представленная информация была вам полезна. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:.

Если организация только начинает свою деятельность т.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:.

Если организация только начинает свою деятельность т. Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов.

В делопроизводстве такими документами являются:. Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти.

Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов.

Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации. Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую. Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером.

Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам.

Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях.

Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты.

Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :. Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами потоками. При разделении документов всех, а не только поступивших на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:.

Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках на бумажных носителях или в электронном виде. Какие именно формы следует использовать — не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму. Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов — дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию. Наиболее современный подход — регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД. Для этого в СЭД создается регистрационная карточка РК документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант — использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций.

В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке , из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:.

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:. После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым.

Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:. Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений.

Задача службы делопроизводства — контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т.

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов.

В случае электронной регистрации но без применения СЭД возможности будут находиться где-то посередине. Итак, задача делопроизводственной службы — ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах эту информацию можно также готовить в виде докладной записки.

Ответственность за составление и оформление исходящих отправляемых документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:. Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию.

Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:. Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах — секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует Пример 2. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде хотя бы в Word или Excel.

Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности срок хранения — постоянно , приказов по личному составу срок хранения — 75 лет.

Когда работа над документом завершена т. Номенклатура дел Пример 3 представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел. Самое сложное при составлении номенклатуры дел — сформулировать заголовки дел они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов.

На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов :. Дополнительно можно использовать ведомственные перечни если они составлены для вашей сферы деятельности. Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:.

Как организовать делопроизводство и документооборот с нуля: пошаговая инструкция

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить. Содержание статьи.

Описание страницы: организация делопроизводства на малом предприятии от профессионалов для людей. В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов. Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за г. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров?

Какие основы делопроизводства?

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации? Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Вход на Клерк Через соцсети. Регистрация Через соцсети. Я прочитал пользовательское соглашение и принимаю его.

.

.

.

.