На всех ли документах ставится исходящий

Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие поступающие документы могут быть доставлены:. Большую часть входящих документов составляет переписка. Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Согласование исходящих документов

Содержание:

• На всех ли документах ставится исходящий
• Регистрация исходящих документов
• Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
• Исходящие документы в организации
• Как оформлять исходящую документацию

На всех ли документах ставится исходящий

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов.

От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т. Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке.

Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие. Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов. Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации.

Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения. Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:.

Читайте также: Журналы регистрации документов. То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию.

Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал.

Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской. После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день.

Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.

Оформление исходящих документов подразумевает присвоение исходящего номера. Номер исходящего документа зависит от того, является ли оно ответом на присланный ранее запрос, или же написано в инициативном порядке. В первом случае исходящим номером будет являться входящий номер, полученный при первичной регистрации, во втором — самостоятельный номер, присваиваемый в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел организации.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" — ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Делопроизводство. Исходящие документы в организации.

Темы: Делопроизводство Документооборот Система документооборота Документы делопроизводства. В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Виды исходящих документов Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы.

Учет и регистрация исходящих документов в году Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в году Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе: индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления ф - факсом, э — по электронной почте ; дата регистрации; дата и номер запроса, на который отправляется ответ; наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ; краткое содержание документа, отражающее его суть; отметка об исполнении регистрационные номера входящих документов-ответов ; сведения об исполнителе подразделение должность, ФИО ; примечание.

Читайте также: Журналы регистрации документов То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Документооборот исходящих документов Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители.

Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел.

Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер. Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Электронные трудовые книжки: топ-5 вопросов.

Малые предприятия сдадут дополнительный отчёт в году. Каверзные вопросы про документы: как правильно ответить. Устроить на работу можно по загранпаспорту. Статьи по теме. Сроки ознакомления с приказом. Экспертиза ценности документов: зачем нужна и как провести процедуру. Экспедиционная обработка документов. Курсы делопроизводства кадров: как и где повышать квалификацию. Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности. Вопросы по теме.

Как заверить копию документа, если в компании нет архива и номенклатуры дел?

Регистрация исходящих документов

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. N ю от Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

Важно О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

В любом случае действия работников канцелярии могут быть следующими:от работника следует потребовать объяснительную записку письменное объяснение , которая вместе с докладной запиской заведующего канцелярией сотрудника канцелярии должна быть представлена руководителю организации.

Если сотрудник отказался дать письменное объяснение, это должно быть отражено в докладной записке заведующего канцелярией сотрудника канцелярии. Руководитель организации вправе назначить комиссию для расследования обстоятельств утраты документа. Результаты расследования оформляются актом.

Акт утверждает руководитель, назначивший комиссию. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Polina [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва 10[] 12 февраля , В налоговой тоже так делают Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления….

Лялюша [e-mail скрыт] Российская Федерация, Тверь 11[] 12 февраля , А для чего это они делают? А если штамп всрередине документа стоит? Куска внутри нету? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…. Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения , в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего входящего документа. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями если таковые имеются подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Внимание Вопрос Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой. Основные этапы обработки исходящих документов: — составление проекта документа исполнителем; — проверка правильности оформления проекта документа; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем в необходимых случаяхутверждение ; — регистрация документа; — отправка документа адресату; — подшивка второго экземпляра копии документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Linas [e-mail скрыт] Россия, Петербург 14[] 12 февраля , Ольга писал а : В ГОСТе про входящий штамп не написано.

И в инструкции тоже не указано. До меня девочки ставили где и как придется ГОСТ реквизит 29 отметка о поступлении документа в организацию Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет…В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую… Инфо Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Глафира гость 15[] 12 февраля , Linas писал а : Ольга писал а : В ГОСТе про входящий штамп не написано.

Обработка исходящей корреспонденции. Обработка внутренних документов Вопрос Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие поступающие документы могут быть доставлены: — по почте; — курьером; — по факсу; — электронной почтой. Большую часть входящих документов составляет переписка. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: — первичную обработку; — предварительное рассмотрение разметку ; — регистрацию; — рассмотрение документов руководством; — направление на исполнение; — контроль исполнения; — исполнение документов; — подшивку документов в дела.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail. Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

При первичной обработке осуществляют: — проверку правильности доставки адресования ; — проверку количества листов поступившего документа; — проверку наличия приложения. Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Click here - to use the wp menu builder. Домой Муниципальное право На всех ли документах ставится исходящий. Муниципальное право. Поделиться в Facebook. Содержание: На всех ли исходящих документах ставиться печать Регистрация исходящих документов Некоторые секреты входящих документов Понятие входящих документов Регистрация входящих документов Делопроизводство от а до я.

На всех ли документах ставится исходящий номер. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Вопрос Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Глафира гость 15[] 12 февраля , Linas писал а : Ольга писал а : В ГОСТе про входящий штамп не написано.

Как проходит заседание коллегии в верховном суде. К чему увеличивается предельный возраст сотрудников фсин. Какие документы нужны для составления договора дарения объекта недвижимости у нотариуса. Please enter your comment! Please enter your name here.

You have entered an incorrect email address! Гражданство рф для молдован Выплачивается ли страховка осаго если виновник дтп был пьян Как проходит заседание коллегии в верховном суде Можно ли обмануть электронный электросчетчик Водительское удостоверение помощь в получении Как обойти оплату налога при продаже квартиры Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: 8

Исходящие документы в организации

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются за исключением конвертов с пометкой "Лично" и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается например, если на нем есть пометка "Лично" , отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер?

В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню.

Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Что регистрируем? На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: - наименование организации; - очередной порядковый номер; - дату поступления. N 26 от 13 марта г. Вх Москва Предложение по аренде складских помещений Подготовить проект договора О.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: - подписания для документов, не подлежащих утверждению ; - утверждения для документов, подлежащих утверждению ; - заседания или принятия решения для протоколов ; - события для актов. Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Комиссарова Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e.

Популярное сегодня. Новые темы форума. Мигранты, получившие гражданство Подарки на Новый год Оформление трудового договора с иностранной компанией Где можно бесплатно опубликовать вакансии поиск вахтового персонала?

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица.

Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т. Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации. Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц.

Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий например, хищения , то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами.

Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ.

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. Автор КакПросто! Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.

Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. А вот с телефонограммами сложнее.

Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Дела временного хранения до 10 лет включительно оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты при необходимости. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам. Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т. Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный в отличие от приказов и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется. Датой некоторых документов является дата события. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации.

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируют по тем же правилам, что и приказы: они регистрируются на карточках или — при незначительном объеме документооборота — в журналах. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект.

В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируют в отдельном журнале.

В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай Документ не должен содержать более четырех адресатов. Перейти к содержанию Меню Главная О нас Обратная связь. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов продолжение Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов — отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании.

Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Предыдущая статья Возврат денег за тур кочевник. Следующая статья Ст ук рф

Как оформлять исходящую документацию

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

.

.

.

.

.